تعد اجتماعات العمل في عالم الأعمال المعاصر، ركيزة أساسية للتواصل واتخاذ القرارات الجماعية، ومع ذلك، يشعر الكثيرون بأن الاجتماعات غالباً ما تكون غير فاعلة وتستهلك الوقت دون نتائج إيجابية ملموسة، لذا، يأتي التحدي في كيفية جعل هذه الاجتماعات تجربة مثمرة ومحفزة تسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة، وفي هذا المقال، سنلقي نظرة على 7 طرق مبتكرة لتعزيز فعالية اجتماعات العمل.
استراتيجيات لتعزيز كفاءة اجتماعات العمل
1. قم بقيادة الاجتماعات مع مراعاة الوقت
الوقت قيم، وكما هو الحال مع الإنفاق، يجب السيطرة على الإفراط في الإنفاق، سيقدر فريقك أيضًا الوقت الذي يمكنك منحه لهم في يومك للحفاظ على الوقت (أو الانتهاء مبكرًا قليلًا – ما مدى كفاءته).
ولهذه الأسباب، من الممارسات الجيدة غرس عادات الاجتماعات الجيدة في شركتك الصغيرة والمتوسطة، بعض الأمثلة تشمل:
- تحديد المساهمات والمداخلات بـ 60 ثانية، يساعد هذا في إيقاف سيطرة المشاركين الصوتيين على اجتماعاتك ويمنح الآخرين فرصة.
- ابدأ اجتماعك في وقت البدء المتفق عليه، سوف يصل المتأخرون بسرعة إلى الرسالة.
- تثبيط المحادثات الجانبية بنشاط. تعد قاعدة “اجتماع واحد في كل مرة” أكثر احترامًا وتحافظ على تركيز الجميع.
- التزم بالجدول الزمني – لا تتجاوز الوقت المخصص، الاجتماعات التي يتم تجاوزها بشكل منتظم تعني وجود مشكلة في مكان ما – سواء كان ذلك بسبب نقص التركيز أو التوجيه، أو الخروج عن الموضوع أو تضمين تحديثات ربما كان من الممكن تضمينها بطرق أخرى، مثل عبر البريد الإلكتروني.
2. أعط لكل اجتماع غرضًا وجدول أعمال واضحًا
إن وجود غرض واضح للاجتماع يضمن أن يفهم الجميع النتيجة المتوقعة من الاجتماع، إن جدول الأعمال الواضح والمركز الذي يتم توزيعه مسبقًا يجعل من السهل البقاء على المسار الصحيح وتحقيق المزيد من الكفاءة.

اجتماعات العمل أكثر فاعلية
شاهد أيضاً: كيفية تحقيق التوازن الصحي بين العمل والحياة الشخصية
3. التشجيع على القراءة المسبقة
غالبًا ما تصبح الاجتماعات في حالة من الفوضى بسبب المحادثات حول التفاصيل الأساسية، إن خلق توقع بأن يصل الجميع إلى الاجتماعات بعد إكمال القراءة المسبقة يمنع الاجتماعات من الخروج عن المسار الصحيح، وبدلاً من ذلك، يتمتع الجميع بفهم قوي للموقف المطروح، ويكونون على استعداد للتركيز والمناقشة.
وسيحتاج الحاضرون إلى تخصيص وقت للتحضير للاجتماعات، ولكن من المحتمل أن يكون هذا أقل من الوقت الذي يمكن قضاءه في مراجعة المعلومات في الاجتماع، تعد المعلومات النموذجية، مثل لوحات المعلومات، طريقة سهلة لضمان استخدام الجميع لنفس المعلومات.
4. تحديد أولويات جدول الأعمال على أساس أكبر المشاكل والفرص
بدلاً من إنشاء جداول أعمال بناءً على التخصيص (الطريقة التي كنت تفعل بها دائمًا)، أو الاهتمام (يسأل الجميع عن هذه المشكلة) أو حتى من ساهم بماذا ومتى (يتم مناقشة العنصر الأول الذي يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني لأول مرة)، حدد أولويات الموضوعات بناءً على “القيمة” على حافة الخطر’.
وهذا يعني أن أكبر المشكلات والفرص يتم تحديد أولوياتها، مما يساعدك على التركيز على الأمور التي توفر التأثير الأكبر – سواء كانت فرصة نمو جديدة، أو مشكلة توظيف، أو تحديات مع مورد رئيسي، ولا يساعد هذا في زيادة تركيز الجميع فحسب، بل إذا تم تخفيض البنود الموجودة في أسفل جدول الأعمال، فمن غير المرجح أن تؤدي إلى ضياع النمو.
5. تشجيع الطاقة الإيجابية والتقدير
إن قيادة الاجتماعات بإيجابية وتقدير تعزز الإبداع والرغبة في الاستماع والشعور بالبناء – وهي كل الأشياء الأساسية لتحقيق نتيجة جيدة، العدوى العاطفية – الطريقة التي يلتقط بها الآخرون مشاعرهم من الآخرين – ستؤثر على اجتماعك بطريقة أو بأخرى، في الواقع، ثبت أن الحالة المزاجية السيئة تنتقل بسهولة أكبر، وهذا سبب إضافي لبدء كل اجتماع عمدًا، مع التقدير لكل من اختار الحضور.

اجتماعات العمل
6. قم بإنهاء اجتماعاتك بشكل جيد
إن بدء الاجتماعات بشكل جيد لا يكفي، يجب عليهم أيضًا الانتهاء بشكل جيد، وللقيام بذلك، قدم معلومات واضحة ولخص من يفعل ماذا ومتى، يعد استخدام قالب بسيط لتعيين الإجراءات طريقة سهلة لضمان رؤية من يحتاج إلى القيام بماذا، كل ما هو مطلوب هو شيء بسيط مثل الجدول الذي يوضح تفاصيل المسؤولية والإجراء وتاريخ الانتهاء المستهدف.
7. إجراء عمليات تدقيق منتظمة للاجتماعات
إجراء عمليات تدقيق منتظمة للاجتماعات ضروري لتعزيز فعاليتها، ينبغي أن يكون التقييم الدوري للجدول الزمني والأهداف المحددة هو جزء أساسي من هذه العمليات، بغرض تحديث الاجتماعات وتحسين أدائها.
وفي الختام، ينبغي أن تكون جاهزًا لتغيير الأشياء التي لا تؤدي نتائج جيدة، فإن مراجعة الاجتماعات بانتظام واستعدادك لإلغاء تلك التي لا تلقى الدعم أو التي تكون غير منتجة، يوفر الفرصة لزيادة إنتاجيتك. ينبغي أن تتم هذه المراجعة لكل اجتماعاتك، سواء كانت وجهاً لوجه أو عبر الإنترنت.
وبالمثل، يمكن أن يساعد تقليص قوائم الحضور على جعل الاجتماعات أكثر فعالية، حيث يتيح هذا الإجراء للمشاركين التركيز على المواضيع الرئيسية دون تشتت.
شاهد أيضاً:
5 مشاريع مربحة وسهلة التنفيذ
أسباب تراجع مبيعات المشاريع في 2023
تجنب أخطاء بداية مشاريع الرواد الناشئة
4 أفكار مشاريع صغيرة مربحة جداً وغير مكلفة للنساء 2024