في عالم الأعمال المتسارع اليوم، يصبح التحديث المستمر لإدارة الشؤون المالية ضرورة لا غنى عنها للحفاظ على تنافسية شركتك الصغيرة واستدامة نموها، قد تبدو عملية تحديث الأنظمة والإجراءات المالية معقدة ومكلفة، لكن الفوائد التي يمكن جنيها من تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء تستحق الجهد، في هذا المقال، سنستعرض 4 نصائح رئيسية تساعدك على تحديث إدارة الشؤون المالية لشركتك الصغيرة، مما يتيح لك تحقيق إدارة أكثر فعالية وشفافية لأموالك، ويضمن لك التكيف مع التغيرات السريعة في السوق وتحقيق أهدافك المالية بنجاح.
نصائح لتحديث إدارة الشؤون المالية لشركتك الصغيرة
1- اختر نوع الفاتورة المناسب للمهمة
4 نصائح لتحديث إدارة الشؤون المالية لشركتك الصغيرة
لا يوجد نموذج فاتورة واحد يناسب الجميع — ولكن استخدام أحد هذه النماذج يمكن أن يؤدي إلى تحسين إدارة فاتورتك، تعمل خطط الدفع المختلفة لمشاريع مختلفة، لذا قبل أن تبدأ العمل، تحدث مع عميلك أو عميلك حول جدول الدفع الذي يناسبكما بشكل أفضل، واتفقا على خطة واحدة. وفيما يلي بعض الخيارات للنظر فيها:
– الفواتير المؤقتة: بدلاً من أن يدفع لك مبلغ مقطوع واحد، يمكن لعميلك أو عميلك أن يدفع لك في سلسلة من الدفعات الصغيرة المتكررة ، مثل الدفعات الشهرية أو عند اكتمال أقسام مختلفة من المشروع، إذا اخترت الفواتير المؤقتة، فيجب عليك أيضًا إرسال فاتورة نهائية في نهاية المشروع تتضمن تفاصيل العمل الذي تم إنجازه وما تم دفع ثمنه.
– الفواتير المتكررة : بالنسبة للمشاريع الجارية لنفس العميل، فمن المنطقي إرسال دفعات متكررة على فترات منتظمة ومتفق عليها، مثل أسبوعية أو شهرية. إن الالتزام بجدول زمني يجعل إرسال الفواتير جزءًا من سير عملك، ومع قليل من الحظ، سيحذو عملاؤك حذوهم وسيعتادون على الدفع في الوقت المحدد.
– الفواتير النهائية : عند انتهاء المشروع، قم بإرسال فاتورة نهائية توضح العمل الذي تم إنجازه والفواتير المؤقتة التي تم إرسالها، قم بتفصيل ما إذا كانت هذه الفواتير المؤقتة قد تم دفعها، وقم بإدراج المبلغ النهائي المستحق (إن وجد)، حتى لو تم دفع قيمة الوظيفة بالكامل، أرسل فاتورة نهائية لإتمام الأمور لك ولعميلك.
2- إدارة الفواتير عبر الإنترنت
هل هناك طريقة سريعة لتقليل المتاعب وتبسيط إدارة فاتورتك؟ احذف الورق من المعادلة، تتراكم الفواتير الورقية (بالنسبة لك ولعملائك على حد سواء)، وتشكل صداعًا يصعب إدارتها، ومن السهل فقدان تتبع ما إذا كنت قد أرسلت فاتورة وما إذا كان قد تم دفعها.
وباستخدام البرامج عبر الإنترنت مثل Square Invoices ، يمكنك إرسال فواتير احترافية والتحقق من حالة كل عميل من جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول الخاص بك. يمكنك أيضًا إرسال الفواتير من جهازك باستخدام تطبيق الفاتورة ولن يتم فرض رسوم على عميلك للدفع.
شاهد أيضاً: أفضل خمس وسطاء لتداول الفوركس في العالم: تقييم ومراجعة
3- تجنب التأخير الشائع
حتى إذا كنت تستخدم الفواتير عبر الإنترنت ، وأرسلت فاتورتك على الفور، وكان لديك جدول دفع متفق عليه، فهناك بعض العوائق الأخرى التي تحول دون الحصول على الدفع في الوقت المحدد، فيما يلي بعض المشكلات التي قد تؤدي إلى إبطاء الدفع:
– لقد أرسلت الفاتورة إلى الشخص الخطأ: قد لا يكون مدير المشروع أو جهة الاتصال الأساسية هو الشخص الذي يتعامل مع المحاسبة، لذا قبل أن تتعامل مع فترة طويلة ذهابًا وإيابًا (مزيد من تأخير الدفع)، اسأل عميلك لمن سترسل إليه الفاتورة يجب أن ترسل الفاتورة.
– ولم تكن واضحًا بشأن الشروط : إذا كنت تعتقد أنه يجب دفع الفاتورة خلال شهر، ويعتقد العميل أنه ليس من الضروري دفعها حتى الانتهاء من المشروع، فأنت في مشكلة، لتجنب الموقف غير المريح والمحبط، تأكد من موافقة عميلك على شروطك (كتابيًا) قبل بدء العمل، قد تفكر أيضًا في تحديد فترة دفع أقصر أو بدء الفواتير التلقائية لضمان الدفع في الوقت المناسب، يمكنك أيضًا استخدام قسم “النص المخصص” في Square Invoices لتوضيح سياسات الدفع والإلغاء واسترداد الأموال الخاصة بك بوضوح.
– لقد أرسلت الفاتورة في يوم غير مناسب: من غير المرجح أن يدفع العملاء الفاتورة التي يتلقونها يوم الأحد، ولكن عندما ترسل فاتورة يوم الخميس، يكون لديك أعلى احتمال لتلقي الدفع خلال يومين، حدد جدول الدفع الذي يؤدي إلى أسرع عملية دفع من عملائك.
4 نصائح لتحديث إدارة الشؤون المالية لشركتك الصغيرة
4- إدارة الفواتير المرسلة في تطبيق الفواتير الخاص بك
إدارة الفواتير المرسلة في تطبيق الفواتير الخاص بك قد تكون مليئة بالتحديات في بعض الأحيان، خاصةً عندما تحدث أخطاء أو تحتاج إلى تعديل فاتورة قمت بإرسالها بالفعل، لحسن الحظ، فإن برنامج الفواتير الخاص بـ Square يسهل عليك إدارة هذه التعديلات بفعالية وسهولة، يمكن إجراء تحرير الفواتير الحالية وإلغائها وإعادة إرسالها مباشرة من جهازك المحمول باستخدام تطبيق الفواتير.
خطوات إعادة إرسال الفواتير أو تعديلها أو إلغائها:
– الوصول إلى الفواتير:
انتقل إلى قسم الفواتير في لوحة معلومات Square الخاصة بك.
– اختيار الفاتورة المطلوبة:
اختر الفاتورة التي ترغب في تعديلها أو إعادة إرسالها أو إلغائها.
– تحرير أو إعادة إرسال الفاتورة:
انقر فوق “تحرير” لتحديث تفاصيل الفاتورة.
يمكنك أيضًا النقر فوق “إعادة إرسال” بعد التأكد من معاينة فاتورتك قبل إرسالها إلى العميل لضمان صحة المعلومات.
– إلغاء الفاتورة:
لإلغاء فاتورة، حدد الفاتورة المطلوبة، ثم انقر فوق “المزيد” > “إلغاء” > “تأكيد الإلغاء”.
لإلغاء فاتورة متكررة، حدد الفاتورة وانقر فوق “عرض السلسلة” > “نهاية السلسلة” > “تأكيد”.
- ملاحظات هامة
– إذا تم دفع الفاتورة بالفعل، فلا يمكنك إلغاؤها أو حذفها من سجل الدفع الخاص بك.
– يمكنك إصدار استرداد خلال 60 يومًا من تاريخ الدفع لتصحيح الأمور في سجلاتك المالية.
– هذه الإجراءات تضمن لك مرونة عالية في التعامل مع الفواتير، مما يساعدك على إدارة أمورك المالية بكفاءة ودقة، وتقليل الأخطاء التي قد تؤثر على علاقاتك مع عملائك.
شاهد أيضًا:
5 مشاريع مربحة وسهلة التنفيذ
أفضل 10 مشاريع مؤثرة في مجال التكنولوجيا
5 مشاريع عملاقة أنجزتها تركيا بـ 2023
أكبر 5 مشاريع طاقة في إفريقيا خلال 10 سنوات