منذ انتشار جائحة كوفيد-19 في عام 2020، شهد العالم تحولاً كبيرًا في طريقة العمل، حيث أجبرت الظروف العديد من الشركات على تبني نمط العمل عن بُعد لضمان سلامة موظفيها، ورغم تراجع الجائحة، إلا أن هذا النظام أثبت كفاءته واستمراره كخيار عمل أساسي في العديد من الشركات العالمية، مثل فيسبوك وDropbox وجوجل ومايكروسوفت وأمازون وأمريكان إكسبريس، حيث تبنت هذه الشركات نمط عمل مرن للموظفين، وعلى الرغم من المزايا المتعددة للعمل عن بُعد، إلا أنه يفرض تحديات خاصة تحتاج إلى استراتيجيات جديدة لإدارته بكفاءة، بناءً على هذه الحقائق، نقدم خمس نصائح أساسية لإدارة الفرق عن بُعد.
شاهد أيضاً: أفضل التخصصات للحصول على الوظائف الأعلى أجراً في العالم
5 نصائح من الخبراء لإدارة المشاريع عن بعد
نصائح من الخبراء لإدارة المشاريع عن بعد
1. التواصل بوضوح وبتعمد:
التواصل الواضح يعتبر الأساس في أي بيئة عمل عن بُعد؛ حيث يجب على المدراء وضع أهداف محددة وتحديد المواعيد النهائية بدقة. يُفضل أن تكون التعليمات واضحة ودقيقة، لضمان فهم الجميع لمهامهم وأولوياتهم، لتحقيق تواصل فعال، يجب إنشاء قنوات تواصل محددة لكل نوع من أنواع الرسائل، على سبيل المثال، يمكن استخدام الرسائل الفورية للمسائل السريعة، والبريد الإلكتروني للرسائل الرسمية، وعقد اجتماعات الفيديو للمناقشات الهامة.
ولتنظيم الاجتماعات، ضع جدول أعمال واضح واجعل لكل عضو من الفريق دورًا محددًا في اللقاء، نصيحة مهمة: إذا لم تُحل المشكلة عبر ثلاث رسائل بريد إلكتروني، استخدم الهاتف للتواصل الفوري، فهذا يضمن اختصار الوقت وتجنب سوء الفهم.
2. الالتزام بآداب مؤتمرات الفيديو
من السهل أن يفقد الموظفون تركيزهم في العمل عن بُعد، لذا يُنصح بجعل الكاميرات قيد التشغيل خلال الاجتماعات لضمان تفاعل الجميع واهتمامهم، وضع روتين يومي قبل بدء العمل من المنزل، مثل ارتداء ملابس العمل واستخدام مكتب مخصص، يساهم في تعزيز الشعور بالجدية والاستعداد.
وللحفاظ على أجواء هادئة خلال الاجتماعات، يُفضل كتم الميكروفونات عند عدم الحديث، وتجنب أي انشغال آخر أثناء الاجتماع، مثل الرد على الرسائل الإلكترونية، حيث أن هذا السلوك يمكن أن يؤدي إلى تفويت معلومات مهمة.
3. التخطيط الفعّال للموارد والمهام:
التأكد من توزيع المهام بين أعضاء الفريق بشكل عادل يساهم في تقليل الضغط وتحقيق إنتاجية أعلى، من المهم أن يتابع المدير الموارد المتاحة وتوزيعها حسب كفاءة وقدرة كل عضو في الفريق، بحيث لا يتحمل شخص معين عبء العمل بمفرده، تحديد أهداف رئيسية للمشروع وتحديد معالم زمنية يضمن تحقيق تقدم ملموس ويعزز من فرص النجاح.
4. جدولة فترات تفقد منتظمة:
لمتابعة سير العمل والتأكد من رضا الفريق، يجب تخصيص وقت دوري لمراجعة الأداء ومناقشة التحديات التي قد يواجهها الأعضاء، هذه المراجعات الأسبوعية القصيرة تعزز من الثقة المتبادلة بين المدير والفريق، وتسمح للمدير بتقديم الدعم اللازم وتحديد الاحتياجات، بالإضافة إلى ذلك، يجب الاحتفال بالإنجازات والاعتراف بالنجاحات لتعزيز روح الفريق وتحفيز الموظفين.
5. الأولوية للنتائج على النشاط:
بدلاً من التركيز على عدد ساعات العمل أو الأوقات التي يكون فيها الموظف متصلاً بالإنترنت، يفضل التركيز على النتائج الفعلية التي يحققها كل عضو، يُدرك بعض المدراء أن الموظفين قد يكون لديهم أوقات معينة يكونون فيها أكثر إنتاجية، سواء في الصباح الباكر أو في ساعات الليل، لذا من الأفضل منح الموظفين حرية اختيار الوقت الذي يشعرون فيه بالتركيز والإنتاجية، ما دام العمل ينجز بجودة عالية وفي الوقت المحدد، فإن النتيجة النهائية هي الأهم.
شاهد أيضاً:
6 طرق للتعامل مع العملاء الصعبين
7 نصائح لتحسين الإبداع في مكان العمل
أخطاء قاتلة في مقابلات العمل 5 زلات تجنّبها لتحقق نجاحاً