معظم الناس يسعون إلى تحسين إدارتهم للوقت، خاصة في محيط العمل، أظهر استطلاع أن 89% من المشاركين يعترفون بتضييع وقتهم يوميًا في العمل، مع تفشي الهواتف الذكية ووسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني الذي يشتت انتباهنا، أصبح من الصعب تحقيق النجاح في إدارة الوقت، ولكن باستخدام هذه النصائح الستة، يمكنك تقليل التشتت وزيادة الإنتاجية في العمل.
شاهد أيضاً: أفضل 5 مواقع ذكاء اصطناعي مجانية
5 نصائح لتحسين إدارة وقتك بفعالية
1. قم بتعيين تذكيرات لجميع مهامك
المفتاح الأساسي في إدارة الوقت هو الوعي بالمواعيد النهائية وضبط تذكيرات لها. يُقترح تحديد تذكير قبل 15 دقيقة من الاجتماع أو الحدث لتمكينك من التحضير وجمع ما تحتاجه.
2. إنشاء مخطط يومي
لتنظيم يومي بشكل فعال، أعتمد على إعداد قائمة بالمهام التي يجب إنجازها خلال اليوم. يشمل ذلك إرسال التقارير الشهرية، وتحضير العروض التقديمية للاجتماعات المقبلة، ومراجعة المشاريع الحالية. كما أنني ألاحظ الاجتماعات المقررة والمواعيد النهائية القادمة وأضعها في الاعتبار عند تخطيط يومي. بمجرد إكمال كل مهمة، أضع علامة عليها كمكتملة.
إدارة الوقت
3. أعطِ لكل مهمة مدة زمنية محددة
أقوم بتقدير الوقت اللازم لإكمال كل مهمة في قائمتي اليومية. لتقديم تقرير الأداء الشهري، سأحتاج إلى ساعة واحدة، بينما سيستغرق تحضير العرض التقديمي للاجتماع القادم حوالي ساعتين. بالنسبة لمراجعة الملاحظات على مشروع البحث، سأحتاج إلى ساعة ونصف، وسأخصص ساعة لتحديد جدول زمني للمهام الخاصة بمشروع جديد. بالإضافة إلى ذلك، سأقضي نصف ساعة على الرد على الاستفسارات العاجلة عبر البريد الإلكتروني، وساعة واحدة في الاجتماع مع الفريق. سأتوقف في نهاية كل فترة زمنية وأعود إليها لاحقًا إذا لم أكمل المهمة، مع استراحة قصيرة بين المهام لتجديد النشاط وتحسين التركيز.
4. حجب الانحرافات
أولاً وقبل كل شيء، سأقوم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني الخاص بي. سأقوم بتعيين فترات محددة للتحقق من بريدي الإلكتروني، حيث سأقضي 30 دقيقة كل ساعتين للتحقق من البريد بدلاً من التحقق منه كل 15 دقيقة. وسأضمن تقليل العوامل التشتيتية غير المتعلقة بالعمل، مثل هاتفي الخلوي ووسائل التواصل الاجتماعي والتصفح العشوائي عبر الإنترنت، لتعظيم تركيزي وإنتاجيتي خلال فترات العمل.
5. إنشاء روتين
إن إنشاء روتين يومي يعد أمرًا حيويًا لزيادة الإنتاجية والتنظيم في العمل. يساعد الروتين أيضًا في تقليل مستويات التوتر وتحسين الصحة العقلية. لذلك، أنا أولى اهتمامًا بتطبيق روتين يناسب منصبي. في الصباح، أبدأ بالاستيقاظ في وقت محدد وأتبعه بوجبة فطور صحية وجلسة قصيرة من التأمل للتخلص من التوتر. أثناء العمل، أخصص وقتًا لتحديد قائمة المهام المستعجلة والهامة، وأختصر فترات التحقق من البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي لتركيزي على العمل. باستمرارية هذا الروتين، يمكنني تجنب التشتت وتحسين إنتاجيتي بشكل ملحوظ، بالإضافة إلى تقليل مستويات التوتر والحفاظ على صحتي العقلية.
شاهد أيضاً:
مايكروسوفت تتيح إنشاء نماذج ذكاء اصطناعي خاصة
مايكروسوفت تستحوذ على مزرعة “قرع” في ويسكونسن مقابل 76 مليون دولار
فوائد تعيين الرئيس التنفيذي